Eind 2013 is de DH&L begonnen met een continue meting van de patiënttevredenheid op haar poliklinieken. De resultaten ervan leiden tot inzicht en verbeterpunten. In 2015 wil de DH&L meer informatie halen uit deze metingen, waarvan de resultaten moeten leiden tot nieuw beleid. Zo wordt de patiënttevredenheid over artsen bekeken en hoe die te koppelen aan bijvoorbeeld het beoordelingen beloningsbeleid.

De regiegroep Capaciteit en Planning, waarin DH&L het voorzitterschap vervult, heeft als opdracht de capaciteiten binnen het UMC Utrecht optimaal te benutten. Daartoe zijn doelstellingen gedefinieerd die de komende jaren gerealiseerd moeten worden. Zo wil de DH&L in 2015 een halvering van het aantal geannuleerde (electieve) OK’s. Daarnaast streeft zij, in overleg met Divisie Vitale Functies, naar het niet meer sluiten van de SEH. Deze sluitingen gaan namelijk ten koste van het aanbod van acute hartinfarct-

patiënten voor dotterprocedures.

In 2015 blijft de aandacht voor inkoop onverminderd. De producten die meegaan in de aanbesteding voor parallelle import worden in het vierde kwartaal 2014 bepaald, ingegeven door de uitkomsten van de marktconsultatie. In 2015 is er speciale aandacht voor hartchirurgische inkopen. Met het ontbreken van een medisch afdelingshoofd en de vacatures binnen de staf heeft dit in 2013/2014 geen prioriteit gekregen. Is de stafbezetting op orde, dan worden in 2015 deze inkoopprojecten gestart, mits deze niet meegaan in het project parallelle import.

Het totaal te behalen besparingspotentieel op inkopen is in 2015 € 1 miljoen, waarvan de helft afkomstig is uit het project ‘parallelle import’.

Op de afdelingen van de DH&L kan de ligduur worden verkort. Voorwaarde is dat de medisch verantwoordelijken de beschikbare capaciteit op de klinische afdeling benutten met een ‘pull’- in plaats van een ‘push’-principe. Het helpt om hierbij gebruik te maken van eenduidige ontslagcriteria en de ontslagdatum duidelijk met de patiënt en zijn familie te bespreken.

Medische en verpleegkundige leidinggevenden van de verpleegafdelingen kunnen via de OPEX-projectleider Ligduuroptimalisatie kennis nemen van de principes van ligduuroptimalisatie en zich laten inspireren om voor ten minste twee ziektebeelden of behandelingen ontslagcriteria te definiëren en hiernaar te handelen.

Voor 2015 zijn opnieuw kansrijke verbeterinitiatieven vanuit de dagelijkse praktijk van de zorgprocessen geïdentificeerd. De besparingsmogelijk-

heden ervan zijn nog niet in maat en getal bekend. De onderwerpen die de green belt-groep als opdracht worden aangereikt, richten zich op de mogelijkheden van een andere dienstindeling van verpleegkundigen en (verbetering van) de zorgpaden.

Het managementteam wil de kennis en kunde binnen DH&L op het gebied van continu verbeteren als een olievlek verspreiden. Dit doet zij door de in 2104 opgeleide green belt-projectleiders vijf dagen beschikbaar te stellen voor een nieuw project binnen de divisie. Daarnaast krijgen twee medewerkers de mogelijkheid een green belt-training te volgen. Ten slotte wordt de yellow belt-training opnieuw voor een groep van vijftien tot twintig DH&L-medewerkers gefaciliteerd.

Procesmatig naar je eigen werk kijken, daarin verbeteringen zien en ook doorvoeren: het lijkt makkelijker dan het is. Daarom heeft het managementteam in 2014 intensief in trainingen voor medewerkers geïnvesteerd. Naast vier green belt-deelnemers volgt in het derde en vierde kwartaal 2014 een multidisciplinaire groep van DH&L-medewerkers een yellow belt-training.

Het doel van de green belt-training is om een groot verbeterinitiatief in projectvorm daadwerkelijk te realiseren. Binnen de DH&L zijn dit: toepassing van nieuwe thoraxdrainage, het bepalen van ontslagregels voor poliklinische patiënten, het administratieve proces voor in planning van EFO patiënten en het (laten) organiseren van mantel- en thuiszorg zodat patiënten tijdig met ontslag kunnen. Alle bevinden zich op het snijvlak van kwaliteit en efficiency.

In de inventarisatie van medische apparatuur ten tijde van de JCI-accreditatie is ook medische technologie met een aanschafwaarde < € 1.000 opgenomen. De uitkomsten van de inventarisatie moeten nog op juistheid worden gecontroleerd. Daarnaast moet voor alle apparatuur worden vastgesteld of het nog in gebruik is, en zo ja, welk onderhoudsregiem geregeld of nog te regelen is. DH&L is de pilotdivisie voor deze acties. De uitkomst wordt in het vierde kwartaal 2014 verwacht.

De meeste introducties van medische technologie binnen de DH&L gebeuren op de afdeling hartcatheterisatie. De interventiecardiologie is al langer bekend met de ‘Introductieprocedure nieuwe medische technologie UMC Utrecht’. In 2013-2014 zijn zeventien introductie­dossiers aangelegd.

Een kennissessie helpt de electrofysiologie, wat betreft implantaties van devices en het uitvoeren van ablaties, op weg met de introductieprocedure. Experts bij Medische Technologie en Klinische Fysica (MTKF), een verplegingswetenschapper van de afdeling hartcatheterisatie en een sharepointpagina waarmee gericht de introductieprocedure kan worden doorlopen, bieden ondersteuning. De introductieprocedure wordt verder binnen de divisie ingevoerd.

DH&L levert een multidisciplinaire inzet voor de tracerpool om JCI, SIRE en SAFER onderzoeken uit te kunnen voeren. Voor de medisch specialisten wordt uitgegaan van een participatie van 40 dagdelen.

De vier JCI thema’s 2016 zijn UMC-breed operationeel in een aantal deelonderwerpen (zie schema). Hierbij zijn projectgroepen geformeerd en opdrachten vastgesteld. De DH&L ondersteunt deze projectstructuur en levert een vaandeldrager, projectsecretaris en projectleden. De planning is dat deze projectgroepen in december 2014 beleid en voorstellen opleveren. De DH&L zal deze overnemen en intern vormgeven.

De manager O&O bewaakt de student­tevredenheid per blok of curriculum. Ook bespreekt hij dit in het overleg tussen het MT en de medische afdelingshoofden. De norm is een score op studenttevredenheid van ten minste 7. Indien de score onder de norm komt, spreekt de manager O&O de coördinator aan en vindt indien nodig overleg of een wisseling van docenten plaats.

De manager O&O bewaakt het aantal

publicaties en de kwaliteit ervan en

bespreekt dit in het overleg tussen het MT en de medische afdelingshoofden. Het doel is minder publicaties van een betere kwaliteit.

De kwaliteitsmedewerker mensgebonden onderzoek van de DH&L toetst de METC-aanvragen en voert audits uit bij laagrisico-onderzoek.

In de DH&L is het resultaat dat telt. De divisieleiding beschikt over uiteenlopende stuurinformatie over de kwaliteit van zorg van patiënten (CQI, patiëntenquête poli DH&L, klachten), medewerkers (medewerkersbetrokkenheid, sturen door beoordelen, verzuim) en over bedrijfs- en zorgprocessen (ligduur, bezetting, budgetgebruik, MIP, tracerverslagen en informatieportaal).

Deze resultaten wegen zwaar en worden periodiek besproken in het MT-overleg. In de regel blijken de resultaten positief. Zijn die zorgelijk, dan leidt dit tot actiepunten, die in de notulen van het MT-overleg beschreven staan.

De geleverde kwaliteit van zorg wordt in 2015 nadrukkelijker gevolgd, zowel de resultaten als de genomen acties. Hiertoe komen kwartaalbijeenkomsten in aanwezigheid van het MT, de medische hoofden en de hoofden zorg. Actuele stuurinformatie komt vóór dit overleg gebundeld beschikbaar. De verantwoordelijke leidinggeven kunnen de prestaties toetsen aan de bestaande normen en voorgenomen acties zorgvuldig volgen.

Er is nu veel aandacht voor de resultaten op pijnmetingen en screeningen van vallen, delier en voeding. Het MT zal in aansluiting op het centrale beleid normen handhaven en de afdelingsleiding oproepen alles in het werk te stellen om deze norm te behalen. Ook passende beloningen kunnen hiervoor worden ingezet.

Het Convenant medische technologie stelt eisen aan de invoering van nieuwe medische technologie en de toepassing en onderhoud ervan.

De DH&L heeft een eigen JCI-coördinator. JCI-items staan standaard geagendeerd in het hoofden- en afdelingsoverleg. Binnen deze structuur wordt het bestaande, bijgestelde en nieuwe kwaliteitsbeleid onder de aandacht gebracht. Net als bij de voorbereiding op de eerste JCI-accreditatie zal de DH&L in de zomer 2015 een JCI-voorbereidingsteam voor de audit in stelling brengen. Dit team bestaat uit medische en zorgvertegenwoordigers per specialisme.

De noodzaak tot verbeterde stuurinformatie is nog steeds aanwezig. DH&L heeft binnen het managementoverleg afgestemd dat deze informatie UMCbreed uniforme verbetering behoeft. De divisie is bereid om mee te denken over vormgeving van deze informatie.

De telefonische bereikbaarheid is bekend van toestellen die vallen onder een ingericht callcenter (1 t/m 5). Het resultaat van deze vijf secretariaten over de periode mei tot augustus 2014 is 80%.

In 2013 en 2014 was vooral op de twee poliklinische secretariaten veel aandacht voor verbetering van de telefonische bereikbaarheid, waardoor de norm nu wordt gehaald. Buiten de norm vallen de drie kleinere specialistische secretariaten. Op basis van een resultatenanalyse verkrijgt de divisie inzicht in de momenten van de dag waarop het gewenste serviceniveau niet wordt behaald, wat hiervan de oorzaak is en hoe dit te verbeteren. Waar nodig wordt een achterwacht geregeld om ook op piekmomenten te kunnen garanderen dat patiënten en verwijzers snel telefonisch geholpen worden. Dit moet op 1 oktober 2014 geëffectueerd zijn.

Andere telefonische ingangen voor de patiënt en verwijzer zijn de dienstdoende artsen, de hartfunctie, de longfunctie en de verpleegafdelingen. Van deze klantingangen is geen informatie beschikbaar over de telefonische bereikbaarheid. Het doel is om het bewustzijn bij de betrokken medewerkers te vergroten, zodat de klant zo snel mogelijk met de juiste persoon in contact wordt gebracht.

Van alle secretariaten met een klantingang (patiënt of verwijzer) wordt verwacht dat zij tussen 8.30 - 17.00 uur een continue bezetting hebben en bereikbaar zijn. De doelstelling is dat90% van de inkomende telefoontjes binnen 15 seconden wordt opgenomen.

De voornaamste telefonische klantingangen voor patiënten en verwijzers van de DH&L zijn:

1. Polisecretariaat longziekten

2. Polisecretariaat cardiologie

3. Planningssecretariaat electrofysiologie

4. Secretariaat harttransplantatie

5. Secretariaat GUCH

6. Secretariaat cystic fibrosis

7. Secretariaat longtransplantatie

8. Planningssecretariaat afdeling hartcatheterisatie

9. Planningssecretariaat afdeling cardiothoracale chirurgie

Een compleet overzicht van te nemen maatregelen volgt zodra de divisie de terugkoppeling van de bevindingen uit het zelfonderzoek heeft ontvangen.

Een overzicht van te nemen maatregelen en de status van de maatregelen vanuit het in Control Statement 2013 zijn:

1. Bij de controles kijken we niet alleen naar de juistheid maar ook naar de volledigheid van de productieregistratie en -declaratie. De samenwerking tussen de bedrijfskundige medewerkers en de DBC/DO-medewerker is hiertoe geïntensiveerd.

2. We verbeteren de timing waarop controles worden uitgevoerd: auditwerkzaamheden moeten meer periodiek worden uitgevoerd.

3. We blijven adequaat actualiseren voor nieuwe zorgactiviteiten en -producten.

4. Beheersmaatregelen worden ontwikkeld voor registratie bij mensgebonden onderzoeken (trials) en voor registratie bij samenwerkingsverbanden. Deze tooling is niet UMC breed voorhanden en wordt opgepakt binnen DH&L.

5. Samen met het Onderwijscentrum verbeteren we de opleiding en instructie voor nieuwe medewerkers en bijscholing voor zittende medewerkers. In de totstandkoming van e-learning modules, waarvan ZA&I coördinatie uitvoert, draagt DH&L bij met kennis en testcapaciteit.

De DH&L wacht op de uitslagen van het zelfonderzoek. Die uitslagen zijn nodig om verbeteringen en veranderingen door te kunnen voeren in de registratie en controles in Ezis. Nadat de landelijke vernieuwde richtlijnen bekend zijn, verwacht de DH&L een advies van de centrale afdeling over de wijze van het opnieuw inrichten van registraties in Ezis.

Belangrijk voor de DH&L zijn de registratie van:

• nazorgtrajecten van de transplantatieprogramma’s;

• harttransplantaties en longtransplantaties;

• hartteambesprekingen.

In 2014 is op indicatie van DH&L door Planning & Control de handschoen opgepakt om UMC-breed de registratie van nevendiagnoses te verbeteren. De input vanuit DH&L leert dat deze op het oog eenvoudige registratie complexe

vragen oproept als:

• Wie registreert nevendiagnoses? De behandelend arts? Bij meerdere specialismen: ieder voor zich?

• Wanneer worden nevendiagnoses geregistreerd? Huidige (neven)diagnoses beperken tot relevante diagnoses?

• Wat te doen met patiënten die onder behandeling in een ander ziekenhuis zijn en voor second opinion, poliklinisch consult, kleine ingreep in het UMC Utrecht zorg krijgen?

Deze vragen moeten UMC-breed beantwoord worden en moeten leiden tot duidelijke afspraken en instructies naar betrokkenen.

Er lopen gesprekken over twee regionale transmurale afspraken. Deze zullen naar verwachting leiden tot een verschuiving van zorg tussen de deelnemende eerste-, tweede- en derdelijns zorgverleners. De impact in aantallen patiënten, consulten en euro’s is nog niet duidelijk.

Ook in 2015 zijn weer de nodige wijzigingen in de DOT-zorgproductenstructuur doorgevoerd waarvan de gevolgen nog

niet geheel duidelijk zijn. Grootste wijzigingen zijn het inkorten van de maximale doorlooptijd (van 365 naar 120 dagen) en het registeren van consulten door PA’s en verpleegkundig specialisten, waardoor tarieven mogelijk dalen.

De verwachting is dat niet het patiëntenaanbod het knelpunt is. Wél moet de staf cardiothoracale chirurgie op 1 januari 2015 op sterkte zijn en is de beschikbare capaciteit toereikend. De OK-capaciteit staat door de OK-verbouwing onder druk. Hetzelfde geldt voor de HCK-capaciteit: doordat de hybride HCK één dag per week beschikbaar is om de hartchirurgische productie te faciliteren.

Bij het opstellen van de begrotingen 2015 zijn de belangrijkste risico’s van de realisatie ervan onderkend.

De 3,5%-taakstelling in 2015, circa twee miljoen euro, wordt als volgt gerealiseerd:

1. Nieuwe inkoopprojecten € 500.000

2. Besparingspotentieel parallelle import, te realiseren in 2015 € 500.000

3. Inverdienen voordelen Green Belt projecten 2014 € 150.000

4. Later of niet invullen van vacatures € 250.000

5. Aanpassen aanvraaggedrag op diagnostiek € 100.000

6. Inverdienen Green Belt projecten 2015 € 177.000

7. Marge op productie-uitbreiding € 276.000

Onder punt 4 vallen voordelen vanuit ligduuroptimalisatie, niet/later invullen van vacatures, aanpassen aanvraaggedrag op onder andere diagnostiek.

Daarnaast is rekening gehouden met de volgende kostenstijgingen:

• Het gat tussen de ontvangen CAO-compensatie en de werkelijke kosten bedraagt € 123.000 aan meerkosten. Dit komt doordat de werkelijke kosten van de CAO-stijging hoger zijn dan de ontvangen compensatie.

• Het aanstellen van een projectleider voor Meetbaar Beter om tot kwaliteitsslag te komen brengt € 50.000 extra kosten mee.

• Ook worden de extra kosten voor DLA in de begroting meegenomen a € 200.000. Dit ter dekking voor de kosten van Medicatieopdrachten en labverrekening.

• € 200.000 meerkosten door invoering van de Nieuwe Digitale Werkplek: gedeeltelijk structurele hogere doorbelastingen verwacht, anderzijds incidentele migratiekosten.

• Vooralsnog wordt met een kostenstijging van € 50.000 op onderhoudskosten medische apparatuur rekening gehouden, door verdere invoering van het Convenant Medische Technologie.

Het gevolg van de groeiende productie is dat ook de bijbehorende diagnostiek toeneemt die wordt geleverd door de Divisies Beeld en Laboratoria & Apotheek. Hiervoor is een bedrag opgenomen van € 102.000. Ook leidt de noodzakelijke uitbreiding met een EFO-cardioloog, om de eerder begrote productie-uitbreiding te kunnen realiseren, tot een extra kostenpost van € 188.000.

De ultimo 2013 opgenomen reservering van € 500.000 valt vanaf 2015 in drie jaren vrij. Deze reservering hangt samen met de afgesproken versterking van de cardiothoracale chirurgie (op onderzoeksgebied) met het nieuwe afdelingshoofd.

Het NZA heeft in 2014 het St. Antonius Ziekenhuis een boetebesluit opgelegd. Vanwege de onduidelijkheden in de beleidsregels van de NZA zijn vervolgens landelijke werkgroepen in het leven geroepen. De NVZ, NFU en ZN hebben een handreiking opgesteld om te komen tot zelfonderzoek (omzetonderzoek). Dit zelfonderzoek bevat 65 controlepunten die tussen juni en september 2014 afgerond moeten zijn. Deze taak is neergelegd bij de DBC-adviseurs die indien nodig de decentrale DBC-collega’s vragen om nadere informatie. Hierbij geldt nadrukkelijk onderscheid tussen de oude DBC-jaren en de DOT-jaren. Voor de oude DBC-schadejaren geldt géén zelfonderzoek.

Voor een optimale productieregistratie is bundeling van financiële en registratiekennis noodzakelijk. Deze zijn binnen DH&L verdeeld over respectievelijk bedrijfseconomisch medewerkers en DBC/DOT-medewerkers. In 2014 zijn beide groepen fysiek naast elkaar gehuisvest waardoor op een snelle en vanzelfsprekende manier nog beter afgestemd kan worden. Deze combinatie komt ook terug in het maandelijks overleg met de contactpersonen van Planning & Control en Zorgadministratie & Informatie (ZA&I).

Voor 2015 worden geen investeringen verwacht met een aanschafwaarde hoger dan

€ 150.000. Divisie Hart & Longen hanteert een beleid waarin (vervangings) investeringen pas worden geëffectueerd wanneer de economische levensduur is verlopen en reparatie niet langer zinvol is.

Aan de Raad van Bestuur wordt gevraagd:

• Formalisering van de toegezegde bijdrage in de uitbreiding van de staf cardiothoracale chirurgie gedurende vijf jaren: jaarlijks een bedrag van € 285.000.

• Op 1 september 2015 loopt het huidige besluit over de Octopusinkomsten af (jaarlijks € 590.000). De verwachting is dat de royalty-inkomsten ook na 1 september doorlopen. Daarom wordt de Raad van Bestuur gevraagd de toekenning te continueren.

De taakstelling van 3,5% is volledig en structureel verwerkt in de begroting 2015. Verder breidt de divisie haar personele capaciteit uit voor de productieuitbreiding van 2014 en de gevraagde uitbreiding in 2015. Hiertoe zijn extra personele kosten opgenomen voor een extra staflid bij de CTC en een extra EFO-cardioloog voor de ablatieprocedures. In de begroting is rekening gehouden met de financiering van het extra staflid CTC door de Raad van Bestuur, met een jaarlijkse bijdrage van € 285.000 van de Raad gedurende de komende 5 jaar.

De gerealiseerde productie eindigt in 2014 boven de productieafspraken. Dit wordt vooral veroorzaakt doordat CFpatiënten vaker terugkomen op de polikliniek. Daarmee is de diagnostiekaanvraag toegenomen.

Voor het OK-programma breekt in 2015 de transitiefase aan. Hiermee is de verbouwing van OK’s op F04 mogelijk. De CTC gaat vanaf februari op twee locaties (E04 en F00) opereren. Op beide locaties moeten faciliteiten, voorraden en specifieke apparatuur aanwezig zijn om veiligheid te garanderen. In overleg met DVF vinden deze voorbereidingen plaats. De UMC-brede wijziging in planningssystematiek, waarbij spoed binnen het electieve OK-programma moet worden opgevangen, is voor CTC al jarenlang de standaardwerkwijze. Wel moet gezien de schaarse OK’s (en uren) continu aandacht zijn voor voldoende realisatie van CTCOK’s.

Er is toenemende druk op het LVAD-programma waardoor een stijging van de LVAD-productieafspraken van 30 naar 50 implantaties wordt voorzien.

In het vierde kwartaal 2014 brengt projectontwikkelaar van het Facilitair Bedrijf advies uit over twee vraagstukken:

1. Welke (on)mogelijkheden zijn er op de verpleegafdelingen cardiologie en cardiothoracale chirurgie bij het creëren van meer verpleegkamers?

2. Wat is de huidige bezettingsgraad van kantoren binnen DH&L en hoe kan deze indien nodig verder worden verhoogd?

De eerste vraagstelling komt voort uit de voortdurende druk op de verpleegafdelingen, vooral door de stijging in LVAD-implantaties. De verwachting van het managementteam is dat een eventuele verbouwing van de verpleegafdelingen nog jaren op zich zal laten wachten. Een eventuele groei moet daarom idealiter binnen de eigen verpleegafdelingen worden gefaciliteerd.

De tweede vraagstelling is een terugkerend probleem binnen de DH&L waarbij nagenoeg alle voor de hand liggende opties uitgeput lijken te zijn. Ook nieuwe kantoorruimte via Vastgoed & Huisvesting behoort in veel gevallen niet tot de mogelijkheden.

Afhankelijk van de uitkomsten, en bijbehorende kosten, besluit het managementteam of en in welke mate geïnvesteerd gaat worden voor oplossing van geschetste vraagstukken op te lossen.

In het kader van vervlechtingsonderwijs organiseert de DH&L de Summerschool Cardiovasculair, waaraan zij zelf ook deelneemt gedurende twee weken. Daarnaast participeert de DH&L met twee colleges in het University College, in het Junior College met een volledig blok en in de anatomie- en fysiologiecursus van IMAGO, ook met een volledig blok.

Divisie Hart & Longen richt zich in 2015 voornamelijk op het realiseren van de huidige productieafspraken. De toegekende uitbreiding in 2014 laat vooral groeiruimte zien voor de ablatieprocedures. Wel is van belang dat het ingediende NFU-bezwaarschrift op de maximale tarieven 2014 gehonoreerd wordt zodat deze productie-uitbreiding ook kostendekkend plaats kan vinden. Verder zet de DH&L in op het realiseren van de productie van de open hartoperaties (OHO’s). In de formatie voor 2015 is rekening gehouden met een groei van de stafformatie cardiothoracale chirurgie (CTC) om deze productie te kunnen realiseren. Voor een gedetailleerde wijziging in de productieafspraken wordt verwezen naar bijlage C1.